Zu Besuch in Berlin. Rainer Saga, Digitalisierungsbotschafter und Leiter unseres Odoo-Teams, hat sich mit Partner-Manager Laurent Robuste ausführlich im Odoo-Headquarter über das gleichnamige Framework ausgetauscht. Es wurden Herausforderungen sowie Best-Practice-Beispiele zur Umstellung eines Altsystems auf ein neueres zeitgemäßeres Tool diskutiert.

Wie der Umstieg vom Altsystem auf das neue System in Odoo bestens klappt

Rainer plaudert aus dem Nähkästchen. Da er schon einige Jahre Erfahrung in diesem Bereich bei axtesys gesammelt hat, weiß er genauestens Bescheid über Herausforderungen und Lösungsansätze, um ein neues System aufzusetzen, ohne dass Altprozesse zwingend übernommen werden müssen. Ein enger Austausch mit dem Kunden ist dabei entscheidend.

„Ich glaube, das Entscheidende ist das Wie. Dass man den Kunden von Anfang an gut mitnimmt und auf ihn eingeht – also das Thema Requirements Engineering.“

Rainer betont die Wichtigkeit dieser Anfangsphase. Man muss sich ausreichend Zeit nehmen, um den Kunden und seine Bedürfnisse zu verstehen. Dadurch verhindert man Mehraufwand im Nachhinein sowie zusätzliche Kosten auf Kundenseite.

Wie gelingt Requirements Engineering?

Der Schlüssel zu einem gelungenen Requirements Engineering:

• Sich Zeit nehmen, um den Kunden zu verstehen
• Den Kunden ermutigen, seine eigenen Prozesse zu hinterfragen
• Die Prozesse des Kunden mit den vorhandenen Prozessen in Odoo vergleichen und gemeinsam herausfinden, wie man sich Standardprozessen von Odoo annähern kann.

Der letzte Punkt birgt die größte Herausforderung. Das Ziel ist immer ein zukunftsträchtiges System, das mit den rasanten Entwicklungen des Odoo-Frameworks zurechtkommt. Zu viel Customizing ist auch nicht die Lösung, denn dadurch könnten beispielsweise zukünftige Versionssprünge aufwendiger sein. Dank zahlreicher Odoo-Tools und entsprechendem Verständnis für die Anwendung und den Kunden kann das Odoo-Team von axtesys seinen Kunden den Mehrwert bringen, den sie sich wünschen.
Die neue Prozessabbildung in Odoo

Die neue Prozessabbildung in Odoo

Neue Prozesse können abschreckend sein. Vor allem für jene, die am Ende mit dem Produkt arbeiten sollen.

„Menschen sind ja Gewohnheitstiere. Wir gewöhnen uns an unseren Alltag. Wir gewöhnen uns an unsere Art und Weise, zu arbeiten. Wie bringt man den Kunden – oder besser gesagt, vor allem den Mitarbeitern – die neuen Prozesse näher?“, fragt Laurent im Austausch mit Rainer.

Bei der Einführung eines neuen Systems (Thema Change-Management) ist es wichtig, die Endnutzer frühzeitig über die Änderungen zu informieren. Leute sollen ins Boot geholt und am besten von Anfang an in die Testprozesse integriert werden. Sie sollen Feedback geben können, während sie sich gleichzeitig schon mit dem neuen Werkzeug anfreunden können. Die Anwender nicht am Prozess teilhaben zu lassen und ihnen ein fertiges Produkt zu liefern, führt in der Regel zu Widerstand und Herausforderungen.

Die Wichtigkeit von Partnerschaft – ein Beispiel

Rainer plaudert über ein aktuelles Projekt von axtesys – der Digitalisierung eines Reisebuchungssystems für einen großen österreichischen Reiseveranstalter, welcher dank einer Digitalisierungsberatung auf Odoo gestoßen ist.

Das Projekt sei deshalb so spannend, weil die Prozesse des Unternehmens nicht eins zu eins im Odoo-Standard abgebildet sind, sondern durch angeregte Zusammenarbeit eine Lösung gefunden wird, die für alle passt. Die Odoo-Standardmethode wird dabei bestmöglich eingesetzt. Schön ist auch, dass der Kunde schon Erfahrung mit ERP-Systemen hat.

Natürlich ist das Ergebnis immer von der Zusammenarbeit zwischen axtesys und dem Kunden abhängig und davon, ob sich alle auf den Prozess einlassen und zusammen getestet wird.

„Umso besser dieses Zusammenspiel funktioniert, desto besser ist dann auch das Produkt, das am Ende herauskommt“, so Rainer.

Die Angst vor dem Unbekannten kann berechtigt sein, aber ist sie das wirklich?

Wir leben in einer Zeit, die durch massive technologische Umbrüche (unter anderem durch KI) gezeichnet ist. Das birgt Unsicherheit, sollte aber nicht davor abschrecken, mit der Zeit zu gehen. axtesys löst derzeit viele Tools ab, die noch aus dem letzten Jahrtausend sind und dabei wird immer darauf geachtet, dass die Endbenutzer von Anfang an dabei sind.

Man muss auch nicht von einem auf den anderen Tag alle internen Prozesse mit Odoo umstellen. Ein typisches erstes Umstiegsbeispiel ist die digitale Arbeitszeiterfassung. Danach kann entschieden werden, welche Prozesse als Nächstes digitalisiert werden sollen, um sich Stück für Stück mit dem ERP-System vertraut zu machen.

Was Rainer jedem Key-User noch für die Zukunft mitgeben möchte: Lassen Sie sich auf Neues ein – trotz der unsicheren Zeiten, die durch Umschwung geprägt sind. Haben Sie den Mut, Wandel zuzulassen. Das Odoo-Framework ist niederschwellig und stellt bereits für viele Anwendungsbereiche Werkzeuge zur Verfügung. Es ist möglich, schrittweise mit der Zeit zu gehen, ohne sich finanziell zu übernehmen oder sein Team mit neuen Anwendungen zu überfordern.

Das ganze Video finden Sie hier: